Qué hacer con las facturas impagadas en España
No importa si somos empresa o particulares, las facturas impagadas en España son una realidad que afecta a miles de personas cada día. Invertimos todos nuestros recursos, dedicamos tiempo y, cuando hemos realizado el trabajo, el cliente no paga su factura.
¿Qué podemos hacer ante las facturas impagadas?, ¿Existe respaldo por parte de la administración pública y sus leyes? Hoy haremos un pequeño recorrido abordando esta cuestión que nos quita el sueño a muchos y por la que muchas veces nos vemos totalmente indefensos.
Si un cliente no paga la factura acordada, debes saber que existen diferentes opciones por las que puedes recuperar el tiempo y dinero invertidos. ¿Te gustaría conocerlas? Presta mucha atención porque en las siguientes líneas aprenderás cómo hacerlo.
Lo que implica una factura impagada
En la mayoría de comercios y empresas, el cliente sabe de antemano qué importe es el que va a tener que abonar por el trabajo o servicio que precisa. Gracias a la elaboración de un presupuesto, la empresa se asegura de comunicar al interesado/a la cantidad exacta que tendrá que abonar una vez el trabajo haya finalizado.
Sin embargo, en muchas otras situaciones el presupuesto no existe, se presume que el cliente conoce las tarifas del servicio y las acepta una vez realiza su pedido. Sea como fuere, habiendo presupuesto aceptado o no, algunos clientes eluden su responsabilidad y, llegado el plazo para abonar el importe, no lo hacen.
Una factura impagada es precisamente un servicio o producto vendido por el que no hemos recibido pago alguno. El cliente evita mantener el contacto con nosotros y desoye nuestros recordatorios.
Además, contar con facturas que no se han abonado no nos exime de nuestra responsabilidad como empresa o autónomos, por lo que estaremos declarando unos ingresos, con sus correspondientes impuestos, que todavía no hemos percibido.
Descubramos qué podemos hacer cuando el cliente no paga
Quizá sea un despiste, aunque las empresas grandes suelen contar con departamentos de contabilidad potentes y eficientes, muchos documentos se pueden extraviar o retrasar en su procesamiento.
Puede incluso que el propio cliente haya solicitado una demora acordada para tratar de ganar tiempo y reunir el importe reclamado, ya que un imprevisto económico podría haber sido la causa de su retraso.
Como puedes ver, son muchos los factores que intervienen ante la situación de una factura impagada, por lo que siempre tendrás que escuchar primero la posición del cliente o las condiciones que han provocado este impago y tratar de llegar a un acuerdo de la forma más amistosa posible.
Ahora bien, ¿Qué sucede cuando hemos agotado la vía diplomática?, ¿Y si el cliente no responde a nuestras reclamaciones? Ante una situación similar a esta, lo mejor que puedes hacer es informarte sobre las diferentes opciones que tienes a tu alcance.
Es fundamental que, según la vía que escojas, valores las alternativas siempre en función del importe pendiente y las características de tu cliente, así como de las costas que implica reclamar por vía judicial y otros condicionantes que iremos viendo.
Este es un pequeño cuadro comparativo donde podrás ver algunas de las opciones más habituales, con sus pros y contras, así como algunas de las tasas e importes que se exigen para utilizar estas vías.
[crear el cuadro comparativo]
Mediación: Un mediador independiente cuesta alrededor de 200-400€. Es caro, aunque más barato que la vía judicial. Pro: efectivo y resolutivo
Agencia de cobros: Entre un 20/30% de la deuda se quedan. Algunos piden provisión de fondos. Pueden asumir la deuda y cobrarla rápidamente.
Vía judicial: El proceso más lento y costoso de todos. Efectivo, pero requiere de gran inversión para el despacho de abogados y costas del juicio.
Recuerda agotar la vía amistosa
Antes de emprender cualquier acción que implique una reclamación formal, apura todas las formas de contacto con el cliente. Recuérdale que tiene una deuda pendiente contigo y que es vital que se ponga al día cuanto antes.
Una de las formas más efectivas es recurrir al correo electrónico y las llamadas telefónicas cada dos o tres días. Y si no obtienes respuesta, puedes aprovechar para hacerlo a diario. Establece un plazo de tiempo determinado y actúa en función de su respuesta.
- Aviso amistoso. Envía un correo electrónico con los datos de la factura, así como el importe pendiente y la fecha en la que se debería haber efectuado el pago.
- Aviso de vencimiento. Si el cliente no paga la factura tras el plazo de avisos amistosos, reclama el importe con mayor brevedad e informando de que el plazo ha finalizado. Advirtiendo siempre que es la mejor opción para evitar acciones futuras.
- Advertencia final. Tras haberlo intentado numerosas veces, informa al cliente que la factura impagada ha de ser abonada en este último aviso. De lo contrario, emprenderás acciones inmediatamente.
En España, es habitual que, tras no haber conseguido contactar ni obtener respuesta a través del teléfono ni correo electrónico, se emita un burofax o correo certificado. Una carta en la que se informe de la deuda y la urgencia de pagar para evitar repercusiones.
En este caso, incluye información relacionada con todas las acciones que hasta el momento has realizado:
“Tras haber tratado de contactar con usted en las anteriores ocasiones:
- Recordatorio amistoso enviado el día X.
- Recordatorio de vencimiento enviado el día X.
- Recordatorio de aviso final enviado el día X.
… le informo de la urgencia de abonar el importe pendiente X sobre la factura impagada a fecha de X sobre X servicios o productos prestados.
Le adjunto el documento pendiente, así como una relación de los intereses de demora acordados según el contrato o las condiciones establecidas cuando se formalizó el pedido. (Si los hubiera.)
Si no se recibe el pago en los siguientes 7 días después de haber recibido este aviso certificado, me reservaré el derecho de emprender acciones legales.”
Normalmente, muchos clientes rectifican y toman la mano tendida para, por lo menos, contactar e informar de sus intenciones o voluntad de pagar. De lo contrario, tendrás argumentos más que suficientes como para proseguir tu reclamación mediante herramientas externas.
1. Registrar una disputa en el Registro de disputas comerciales
Es una de las mejores opciones antes de recurrir a la vía judicial o administrativa. Evitaremos papeleo y retrasos inesperados. Su ventaja es la principal herramienta por la que muchos clientes deciden aceptar y abonar su deuda: que sean publicada la disputa en toda la red por una tarifa de 20€.
El registro de disputas comerciales (www.disputesregister.org) permite que, habiendo agotado todas las vías comunicativas con el cliente, podamos incorporar la disputa a la base de datos del portal, permitiendo que cualquiera que consulte la empresa del cliente que no paga, pueda ver que se encuentra en situación de impago.
El público en general podrá consultar la información y asegurarse de que la empresa se encuentra al día en sus pagos. Esto es fundamental para advertir a los morosos su obligación de abonar el importe pendiente si no desean aparecer más en este registro.
El mismo Google arrojará esta información cuando cualquier usuario decida introducir los datos del cliente, algo a lo que ya muchos estamos acostumbrados y por lo que más de un cliente se replanteará continuar en situación de impago.
2. El defensor del pueblo en España para problemas públicos
Aunque no ha salido reflejado en la tabla anterior, existe una opción alternativa si nuestro cliente es una entidad pública o pertenece a la administración, ya que existe un órgano independiente que vela por el buen funcionamiento de la Administración pública.
Normalmente, este tipo de servicios es gratuito y no requiere de una gran inversión de tiempo y recursos para reclamarlo, aunque sí es cierto que estaremos únicamente limitados a aquellos clientes que sea únicamente empresas u organizaciones del Estado.
Su funcionamiento es bien sencillo, ya que tendremos que abrir una reclamación para que el proceso se inicie de forma automática. Y ya serán ellos los encargados de ejecutar los procesos que sean necesarios a fin de lograr recuperar la factura impagada.
No es la solución más popular ya que la mayoría de nuestros clientes que no pagan sus facturas no pertenecen al Estado, pero sí es un recurso realmente interesante en el caso de que sí lo fueran.
3. Agencias dedicadas al cobro de facturas impagadas
Una de las opciones más habituales, las agencias de cobro de morosos son el elemento estrella en muchas de las disputas por facturas impagadas en España. Sin embargo, hablamos de un servicio que puede llegar a ser realmente costoso.
Tendremos que depositar una cantidad de dinero inicial para comenzar con el proceso, asegurándonos de reservar una parte de la cantidad percibida, en caso de lograr que el cliente pague, que será destinada como comisión para la agencia.
Aunque es muy popular, no es especialmente la mejor opción que podremos tomar. Más aún cuando sabemos que existen alternativas como el registro de disputas comerciales antes mencionado.
El único aspecto positivo de cara a nuestros intereses es la intensidad con la que estas agencias trabajan, ya que de ella depende su éxito. Son incansables y no dudarán en avasallar al cliente que no paga con llamadas y notificaciones hasta que consigan llamar su atención.
Existen diferentes fórmulas para conseguir recuperar la deuda pendiente, pero normalmente tendremos que asumir una pérdida de entre el 20 y e 30 porciento en concepto de intereses y/o comisiones. Además, estas agencias pueden:
- Cobro tradicional. Recuperar la deuda de forma tradicional, asegurándose su correspondiente comisión.
- Asumir la deuda. A cambio de un pequeño porcentaje a tu favor, la Agencia de morosos pasará a ser la responsable de la deuda y quedaremos liberados del problema.
Esta última opción es muy interesante para las grandes empresas y sus deudas, ya que de esta forma se olvidan completamente del problema y son las propias agencias las que pasan a ser las interesadas por recuperar el que será su dinero si lo llegan a recuperar.
4. La última opción, la vía judicial
En este sentido, es la opción más larga, tormentosa y costosa de todas. Si todas las demás opciones no han funcionado, lo último que podemos hacer es recurrir a los tribunales de justicia en España.
Ellos serán los encargados de dictar sentencia, aunque no veremos una resolución final hasta pasados varios años, ya que antes se deben instruir las diligencias, reunir la información y dar forma a la denuncia que tendremos que poner al cliente que no paga la factura.
Aunque es la última opción, la vía judicial en España es la parte que cualquier cliente desea evitar, por lo que es frecuente que, una vez iniciado el proceso, recapaciten y opten por abonar su deuda pendiente.
El primer paso que se debe realizar es contactar con despachos de abogados especializados en este tipo de problemas económicos y empresariales, ya que serán los encargados de asesorarnos y conducir la denuncia por los mejores cauces.
Obviamente, este tipo de reclamos implica un coste adicional, ya que estos servicios precisan de unas costas realmente elevadas. Si la factura impagada es de un importe reducido, la mayoría optará por agotar el resto de opciones antes que la vía judicial.
Si la acumulación de impagos es considerada, puede que resulte interesante consultar cuál es la mejor opción judicial que podemos tomar. Pero si tus importes son inferiores a 400€, no merece la pena iniciar procesos que puedan incurrir en más gastos.
Las minutas de un despacho de abogados no son inferiores a los 200€ en el mejor de los casos, más una parte adicional que pueden reclamar cuando recuperen la factura impagada. Las costas del juicio serán abonadas por el cliente moroso, pero si éste se declara insolvente, tendremos un problema más grande aún.
La vía judicial en España es un poderoso instrumento para recuperar facturas impagadas, aunque es muy lento y precisa de una deuda que, como mínimo, supere los 500€ para que resulte rentable.